商务英语邮件写作格式(商务英语邮件常用语及范文)

最近收到很多同学问，在外企应该如何正确书写邮件？如何写一封得体、地道的英文邮件？写得不好的电子邮件会影响我的晋升吗？那么今天小编就教你几个写商务英语邮件的“小技巧”，让你从外企职场新手瞬间成为职场精英！

01 电子邮件开头的问候语

商务电子邮件需要以问候语或问候语开头。最常见的用法是Dear 收件人的姓名。这里有些例子：

亲爱的约翰，

亲爱的约翰·史密斯先生，

亲爱的史密斯先生，

称谓的用法比较正式，多用于给长辈或顾客写信。如果是给其他公司的同事或者合伙人，直接写名字就可以了。

让我为您提供一个非常常见的用法，当您不确定收件人是谁时，这非常有用！当公司收到此类信件时，通常会转发给相关人员。

敬启者，

亲爱的先生或女士，

请记住，这些问候语后面需要跟一个逗号和一个空行来开始信件的内容！

02 写电子邮件的目的

我们通常在进入信件正文之前告诉收件人信件的焦点或目的。

我写信是为了询问……

我写这封信是想询问.

我写的是参考…

我写这封信是关于……

回复信件时，您可能会这样说：

感谢您就以下问题与我们联系：

感谢您与我们联系…

这里提及和关于都意味着“相关”或“关于”。它们的用法与about非常相似。不同之处在于about 不太正式，更口语化。

英语口语：我正在谈论定于下周举行的会议。

正式：我写信是为了参考安排在下周举行的会议。

正式：我写信给您是关于安排下周会面的可能性。

您是否注意到in reference to 的用法与about 略有不同？通常in Reference to用来“解释已经向对方提到过的事情”，而about则用得更广泛。

03 邮件内容

接下来是信的内容。首先，我想提醒您一些提示。撰写商务信函时，内容应简单明了。相信大家每天都会收到很多邮件，不想读冗长的信件！

请记住，在正式信件中，我们不会将句子大写，但您可以使用粗体使重要的句子更加明显。

不正确的用法：请仔细阅读随附的文档。

正确使用方法：请仔细阅读所附文件。

请仔细查看附件。与附件相关的用法：

我已附上前面提到的文件供您审阅。

上述信息已附在信末所附文件中，供您参考。

请参阅所附文件以获取所需服务的报价。

服务相关报价请参阅附件。

04 电子邮件结束

信函的最后部分通常会感谢收件人或解释下一步是什么。

如果您有任何其他问题或疑虑，请随时与我联系。

如果您有任何问题或疑虑，请随时与我联系。

感谢您的时间和考虑。

感谢您抽出宝贵的时间。

我期待着您的回音。

我期待着您的回音。

05 结束致辞和签名文件

接下来是信件的结尾，会有签字和签名栏。请注意，只有签名的第一个单词需要大写！以下是一些最常见的签核：

真挚地，

此致，

尊敬，

此致，

在北美，实际上很少有人使用Best问候，因为它不是很正式，所以大多数人使用Sincerely，这是最正式和最安全的使用方式。

签字后应有一个签名块，其中包括您的姓名、职位、公司、联系信息等。

真挚地，

约翰·史密斯

地板公司销售代表

+886-900-000-000

06 完整的商业电子邮件示例

最后，我们来看看完整的商务电子邮件是什么样子的：

亲爱的琼斯女士，

感谢您就硬木地板的报价与我们联系。初步报价请参阅随附文件。这些报价将根据您选择的板材宽度、纹理、颜色、饰面等而有很大差异。一旦我们的技术人员评估您希望安装新地板的空间，我们将能够为您提供更准确的报价。我还附上了我们目前库存的几个木材样品的照片。

如果您有任何其他问题或疑虑，请随时与我联系。如果您决定继续与评估员合作，请告诉我，我期待收到您的回复。

真挚地，

约翰·史密斯

地板公司销售代表

+886-900-000-000